Comment réussir l’externalisation de vos processus RH. Dites stop aux idées reçues !
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à choisir l’externalisation pour le traitement de leurs tâches Ressources Humaines. A l’heure ou cette fonction de l’entreprise devient toujours plus pointue, les responsables des ressources humaines doivent se consacrer davantage au cœur de leurs activités qui est l’accompagnement des salariés.
Le traitement de la paie, L’administration du temps de travail, l’établissement des contrats et des obligations déclaratives sociales (CNAM, CNSS) et fiscales sont les principaux processus administratifs externalisés aujourd’hui par les entreprises qui les confient à des professionnels de l’externalisation tel que notre société Samasys.
C’est en particulier à ce besoin que répond l’externalisation des ressources humaines. Il ne s’agit en aucun cas d’externalisation le service des RH, mais plutôt d’externalisation de certaines tâches administratives, répétitives et chronophages qui engagent des services.
Acceptez le changement du mode de
fonctionnement habituel !
La plupart des entreprises attachent, à juste titre, une grande valeur aux Ressources Humaines dont la connaissance des collaborateurs et des procédures internes est sans égale.
Selon les dernières statistiques, un bon nombre des entreprises s’appuient encore entièrement sur un modèle de gestion internalisée de la paie.
Lorsqu’on leur demande la raison de leur choix de gestion de la Paie et des RH, la majorité de ces entreprises ont répondu qu’elles avaient simplement toujours fonctionné ainsi, et qu’elles n’avaient pas eu le temps de réfléchir à l’externalisation comme une alternative appropriée.
En effet, l’externalisation permet de réduire le cout de fonctionnement des services RH d’une part et de libérer les ressources RH pour ce concentrer sur des taches à plus forte valeur ajoutée d’autre part.
Pourtant, les entreprises sont en concurrence permanente sur des marchés en constante évolution, et la flexibilité offerte par l’externalisation pourrait leur être bénéfique.
Ne sous-estimez pas les coûts réels de la fonction RH !
Les coûts du traitement de la paie et de la gestion des RH sont fortement sous-estimés.
Selon une étude menée en 2012 sur le coût total de fonctionnement – TCO : Total Cost of Ownership, 37 % seulement des coûts liés à la gestion de la paie et des RH sont visibles et 63 % restent cachés.
Une réalité dont la conséquence est une méconnaissance des coûts réels liés à ces services .
Cela s’explique notamment par le fait que les processus RH sont du ressort des RH, mais également des services financiers, informatiques et autres.
Or les cadres qui ne connaissent pas l’ampleur de ces couts cachés peuvent difficilement mettre en œuvre des stratégies et des actions pour augmenter la contribution de leurs services RH à l’amélioration des performances de l’entreprise.
N’aillez pas la crainte de perdre le contrôle.
L’idée d’externaliser la gestion des processus Paie et RH peut engendrer un certain degré d’incertitude en interne. L’une des préoccupations majeures est de savoir qui va contrôler les processus et gérer la sécurité des données internes. Cela ne préoccupe pas uniquement les services RH.
La direction craint aussi de perdre le contrôle des informations sensibles de l’entreprise. Cependant, on oublie souvent que
L’externalisation permet d’améliorer le niveau de sécurité des données tout en laissant le contrôle et la validation de ces données à la charge du client.
Evitez de penser que l’automatisation remplace l’expertise humaine.
C’est sans doute une perspective attrayante : un jour, les ordinateurs traiteront la gestion de la paie sans surveillance ou expertise humaine. En effet, bien que la recherche et les projections indiquent qu’il serait possible que le BPaaS (Business Process as a Service) ou la gestion des processus métier (BPM) en mode Cloud
permettront bientôt de s’acquitter de cette tâche en un seul clic, cependant dans une matière aussi compliqué que complexe on aura toujours besoin de l’expertise humaine pour produire des paies justes. Selon l’ordinateur, votre cœur a cessé de battre.
Ne pas considérer le prix comme seul critère de choix !
On demande constamment à la fonction RH de contribuer aux économies globales de l’entreprise et de trouver les moyens de réduire les coûts.
En effet, les entreprises d’aujourd’hui sont à la recherche d’une approche stratégique de leurs processus paie, avec les objectifs principaux d’accroître l’efficacité, de réduire les charges et d’assurer la continuité de l’activité tout en réduisant les risques et la responsabilité. De ce fait, bien que le coût soit un facteur important, il ne devrait jamais être le seul.
L’externalisation peut alors apparaître comme la solution, attrayante et efficace Toutefois, le prix n’est pas le seul critère de choix. La décision de la direction est plus susceptible d’être influencée par les bénéfices majeurs de l’externalisation des processus Paie et RH.
N’appréhendez pas les changements organisationnels.
On croit à tort que l’externalisation de la gestion des processus Paie et RH ou même l’externalisation en général rime avec suppression d’emplois. Cette idée fausse freine d’ailleurs certaines entreprises à franchir le pas.
Au contraire, c’est l’opportunité d’aider ses collaborateurs à devenir des experts RH, en leur permettant de ne plus s’atteler à des tâches fonctionnelles laborieuses, et en leur libérant du temps pour se concentrer sur des activités stratégiques pour l’entreprise.
Le modèle RH de l’entreprise doit permettre à la fonction RH d’être pleinement acteur des processus stratégiques de l’entreprise et d’aligner son activité sur les résultats de l’entreprise.
Les dirigeants ont compris l’importance de la fonction RH et de la gestion interne des talents pour la réussite de leurs entreprises. Les RH se doivent d’être stratégiques et de libérer des tâches administratives.
Or, l’externalisation n’engendre aucune réduction d’effectifs ni de diminution des ressources.