Selon des statistiques récentes, à peu prêt 75% des TPE et PME, ne disposent pas en interne de l’expertise nécessaire pour mener à bien le processus du traitement de la paie de ses employés. 68% d’entres eux jugent qu’il vaudrait mieux se concentrer sur les taches qui influent directement sur leur Business.
Tandis que certaines entreprises optent pour le traitement en interne des fonctions et des processus de la paie de leurs employés à travers des registres manuels ou des solutions basiques de contrôle de présence et de calcul des cumuls des heures, de plus en plus de PME préfèrent s’orienter vers une expertise externe à travers les professionnels et les fournisseurs d’externalisation du traitement de la paie et des déclarations sociales. Externaliser le département ressources humaines et plus précisément la gestion des paies du personnel leur a permis de se concentrer principalement sur l’avenir de leur business en accordant au volet stratégique une plus grande part de leurs efforts.
Voici les 5 raisons dans lesquelles les petits business trouvent leur intérêt en externalisant le traitement des paies de leurs salariés :
1- Gain de temps
Indépendamment du nombre de personnes que vous employez au sein de votre entreprise, gérer les paies à chaque fin de mois avec les demandes de vérification, les congés, les barèmes et le type de contrat, accaparent nécessairement du temps précieux sur votre journée, étant donné que c’est un travail de précision et de contrôle.
Les périodes de fin de mois se succèdent d’une rapidité qui fait que les chefs d’entreprise ou leurs responsables RH se retrouvent coincés à collecter un nombre considérable de chiffres et de données avec des doubles vérifications pour éviter les erreurs, alors qu’il devrait se concentrer sur l’amélioration de la qualité du produit ou services, veiller à la satisfaction des clients, …
Externaliser ses taches libère immédiatement de précieuses heures, qui seront dédiées à la recherche de nouveau marché pour la pérennisation de l’entreprise.
2- Gain d’argent
Si on parle de gain de temps, on parle nécessairement de gain d’argent, pensez à combien de temps ca va vous prendre de :
– Calculer les fiches de paie à chaque fin de mois.
– Imprimer, signer, et distribuer les salaires par chèque ou par virement bancaires avec toute la paperasse qui va avec.
– Préparer les déclarations sociales pour chacun des employés selon leur type de contrat
– Diminuer le risque d’erreurs
3- Sécurité renforcée
Le processus de traitement de salaire est complexe et potentiellement risqué puisqu’il traite d’argent. Même avec des employés de confiance, il y a toujours un risque de manipulation de données pour du profit personnel.
Un autre risque aussi quand à l’utilisation d’un logiciel interne de traitement des salaires : A quel degré, les données sont ilssécurisées dans les serveurs propres de l’entreprise ou le réseau local ?
Cette préoccupation persistante peut consommer aussi l’énergie et l’attention d’un chef d’entreprise.
Par contre une solution de traitement de la paie offre un refuge sécurisé pour vos données salariales. En plus d’un back-up régulier, un prestataire sérieux d’externalisation de la paie va investir dans des technologies de pointes pour l’archivage et la protection des données, par ce que tout simplement ça fait partie de sont cœur de métier.
4- Conformité avec les lois et règlementation
Généralement, les chefs des PME ne sont pas experts dans l’univers complexes des impôts, taxes et cotisations sociales. En même temps, ils sont les premiers responsables en cas de litige ou d’erreurs dans les rapports et déclarations déposés auprès des administrations et organismes publics tel que le Fisc, la CNSS ou la CNAM.
Les erreurs peuvent causer des pénalités et des procédures de vérification et de contrôle, des situations dans lesquelles les chefs d’entreprise ne veulent pas nécessairement se trouver.
Les règlementations et les lois sont en constant changement et modification et les chefs des PME ont mieux à faire que de veiller d’eux même à suivre en temps opportun l’apparition de chaque changement.
5- Le savoir faire de professionnel dans le domaine
Un professionnel des prestations de traitement des paies fait travailler des employés qui maitrisent le processus de gestion des paies en interne et en externe. Ses personnes sont spécialisées dans le traitement complexe des impôts et des cotisations conformément aux règlementations. C’est le cœur de leur formation et fait partie intégrante de la prestation de services qu’ils fournissent.
Gagner du temps et de l’argent, des données sécurisées et l’assurance que des professionnels se chargent du traitement des paies sont des arguments incontestables de l’avantage de l’externalisation de la paie.